Pengendalian Persediaan Obat
Nomor SOP: SOP/26/2025
Status: Aktif
Tanggal Terbit: 2025-05-31
Tanggal Review: 2025-05-31
Dibuat oleh: Syuhada
📝 Deskripsi Ringkas
SOP ini bertujuan untuk memastikan ketersediaan obat yang cukup, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta meminimalkan risiko kerusakan dan kedaluwarsa obat. Pengendalian persediaan obat yang efektif sangat penting untuk kelancaran pelayanan farmasi dan keselamatan pasien.
📄 Isi Lengkap SOP
1. Perencanaan Kebutuhan Obat
Perencanaan kebutuhan obat merupakan langkah awal yang krusial dalam pengendalian persediaan. Untuk memastikan perencanaan yang akurat, perhatikan beberapa hal berikut:
a. Analisis Data Penggunaan Obat: Lakukan analisis data penggunaan obat periode sebelumnya (minimal 3 bulan terakhir) untuk mengidentifikasi tren dan pola penggunaan. Data ini meliputi jenis obat, jumlah yang digunakan, dan frekuensi penggunaan.
b. Perkiraan Kebutuhan: Berdasarkan analisis data penggunaan, lakukan perkiraan kebutuhan obat untuk periode mendatang. Pertimbangkan faktor-faktor seperti perubahan jumlah pasien, perubahan pola penyakit, dan ketersediaan obat alternatif.
c. Penentuan Stok Minimum dan Maksimum: Tetapkan batas minimum dan maksimum stok untuk setiap jenis obat. Stok minimum harus cukup untuk memenuhi kebutuhan sampai pesanan berikutnya tiba, sementara stok maksimum harus menghindari kelebihan persediaan. Pertimbangkan lead time (waktu tunggu pemesanan) dan safety stock (persediaan pengaman) dalam penentuan batas ini.
2. Pemesanan Obat
Setelah kebutuhan obat terencana dengan baik, proses pemesanan dapat dilakukan. Pastikan proses ini mengikuti prosedur yang ditetapkan:
a. Pemeriksaan Stok: Sebelum melakukan pemesanan, periksa stok obat secara fisik dan di sistem inventaris. Pastikan data sesuai dan identifikasi obat-obatan yang mendekati stok minimum.
b. Pengajuan Pemesanan: Ajukan pemesanan kepada supplier yang telah disetujui. Sertakan informasi yang jelas mengenai jenis obat, jumlah yang dipesan, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
c. Persetujuan Pemesanan: Pemesanan harus disetujui oleh pihak yang berwenang (misalnya, apoteker penanggung jawab atau kepala instalasi farmasi) sebelum diproses lebih lanjut.
3. Penerimaan Obat
Proses penerimaan obat harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan kualitas dan kuantitas obat yang diterima sesuai dengan pesanan.
a. Verifikasi Dokumen: Periksa dokumen pengiriman (misalnya, faktur dan surat jalan) dan bandingkan dengan pesanan. Pastikan semua informasi sesuai.
b. Pemeriksaan Fisik: Lakukan pemeriksaan fisik terhadap obat-obatan yang diterima. Periksa kondisi kemasan, tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan kesesuaian dengan spesifikasi yang dipesan.
c. Pencatatan Penerimaan: Catat penerimaan obat ke dalam sistem inventaris. Update jumlah stok, tanggal kedaluwarsa, dan nomor batch obat.
4. Penyimpanan Obat
Penyimpanan obat yang tepat sangat penting untuk menjaga kualitas dan mencegah kerusakan.
a. Pengaturan Tata Letak: Atur tata letak penyimpanan obat berdasarkan kategori (misalnya, obat oral, obat injeksi, obat luar) dan alfabetis. Pastikan obat dengan tanggal kedaluwarsa lebih dekat ditempatkan di depan ("First Expired, First Out" - FEFO).
b. Kondisi Penyimpanan: Pastikan kondisi penyimpanan (suhu, kelembaban, dan pencahayaan) sesuai dengan persyaratan yang tertera pada kemasan obat. Lakukan pemantauan suhu dan kelembaban secara berkala dan catat hasilnya.
c. Keamanan Obat: Simpan obat-obatan narkotika dan psikotropika di tempat yang aman dan terkunci, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5. Pengeluaran Obat
Pengeluaran obat harus terdokumentasi dengan baik untuk memantau pergerakan stok.
a. Verifikasi Resep/Permintaan: Sebelum mengeluarkan obat, verifikasi resep atau permintaan obat. Pastikan resep/permintaan lengkap, jelas, dan sah.
b. Pengambilan Obat: Ambil obat dari rak penyimpanan sesuai dengan resep/permintaan. Periksa kembali jenis, dosis, dan tanggal kedaluwarsa obat sebelum diserahkan.
c. Pencatatan Pengeluaran: Catat pengeluaran obat ke dalam sistem inventaris. Update jumlah stok dan catat informasi pasien atau unit yang menerima obat.
6. Pemantauan dan Evaluasi Persediaan
Pemantauan dan evaluasi persediaan dilakukan secara berkala untuk mengidentifikasi masalah dan melakukan perbaikan.
a. Stok Opname: Lakukan stok opname secara berkala (misalnya, bulanan atau triwulanan) untuk membandingkan data stok di sistem dengan stok fisik. Identifikasi perbedaan (selisih stok) dan lakukan investigasi untuk mencari penyebabnya.
b. Analisis ABC: Lakukan analisis ABC untuk mengidentifikasi obat-obatan dengan nilai persediaan tertinggi (kategori A), sedang (kategori B), dan rendah (kategori C). Fokuskan perhatian pada pengendalian obat-obatan kategori A.
c. Evaluasi Kinerja: Evaluasi kinerja sistem pengendalian persediaan secara keseluruhan. Identifikasi area-area yang perlu diperbaiki dan lakukan tindakan korektif. Hasil evaluasi harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak manajemen.
Dengan mengikuti langkah-langkah dalam SOP ini, diharapkan pengendalian persediaan obat dapat dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga ketersediaan obat terjamin, risiko kerusakan dan kedaluwarsa dapat diminimalkan, dan pelayanan farmasi kepada pasien dapat ditingkatkan.
Perencanaan kebutuhan obat merupakan langkah awal yang krusial dalam pengendalian persediaan. Untuk memastikan perencanaan yang akurat, perhatikan beberapa hal berikut:
a. Analisis Data Penggunaan Obat: Lakukan analisis data penggunaan obat periode sebelumnya (minimal 3 bulan terakhir) untuk mengidentifikasi tren dan pola penggunaan. Data ini meliputi jenis obat, jumlah yang digunakan, dan frekuensi penggunaan.
b. Perkiraan Kebutuhan: Berdasarkan analisis data penggunaan, lakukan perkiraan kebutuhan obat untuk periode mendatang. Pertimbangkan faktor-faktor seperti perubahan jumlah pasien, perubahan pola penyakit, dan ketersediaan obat alternatif.
c. Penentuan Stok Minimum dan Maksimum: Tetapkan batas minimum dan maksimum stok untuk setiap jenis obat. Stok minimum harus cukup untuk memenuhi kebutuhan sampai pesanan berikutnya tiba, sementara stok maksimum harus menghindari kelebihan persediaan. Pertimbangkan lead time (waktu tunggu pemesanan) dan safety stock (persediaan pengaman) dalam penentuan batas ini.
2. Pemesanan Obat
Setelah kebutuhan obat terencana dengan baik, proses pemesanan dapat dilakukan. Pastikan proses ini mengikuti prosedur yang ditetapkan:
a. Pemeriksaan Stok: Sebelum melakukan pemesanan, periksa stok obat secara fisik dan di sistem inventaris. Pastikan data sesuai dan identifikasi obat-obatan yang mendekati stok minimum.
b. Pengajuan Pemesanan: Ajukan pemesanan kepada supplier yang telah disetujui. Sertakan informasi yang jelas mengenai jenis obat, jumlah yang dipesan, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
c. Persetujuan Pemesanan: Pemesanan harus disetujui oleh pihak yang berwenang (misalnya, apoteker penanggung jawab atau kepala instalasi farmasi) sebelum diproses lebih lanjut.
3. Penerimaan Obat
Proses penerimaan obat harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan kualitas dan kuantitas obat yang diterima sesuai dengan pesanan.
a. Verifikasi Dokumen: Periksa dokumen pengiriman (misalnya, faktur dan surat jalan) dan bandingkan dengan pesanan. Pastikan semua informasi sesuai.
b. Pemeriksaan Fisik: Lakukan pemeriksaan fisik terhadap obat-obatan yang diterima. Periksa kondisi kemasan, tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan kesesuaian dengan spesifikasi yang dipesan.
c. Pencatatan Penerimaan: Catat penerimaan obat ke dalam sistem inventaris. Update jumlah stok, tanggal kedaluwarsa, dan nomor batch obat.
4. Penyimpanan Obat
Penyimpanan obat yang tepat sangat penting untuk menjaga kualitas dan mencegah kerusakan.
a. Pengaturan Tata Letak: Atur tata letak penyimpanan obat berdasarkan kategori (misalnya, obat oral, obat injeksi, obat luar) dan alfabetis. Pastikan obat dengan tanggal kedaluwarsa lebih dekat ditempatkan di depan ("First Expired, First Out" - FEFO).
b. Kondisi Penyimpanan: Pastikan kondisi penyimpanan (suhu, kelembaban, dan pencahayaan) sesuai dengan persyaratan yang tertera pada kemasan obat. Lakukan pemantauan suhu dan kelembaban secara berkala dan catat hasilnya.
c. Keamanan Obat: Simpan obat-obatan narkotika dan psikotropika di tempat yang aman dan terkunci, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5. Pengeluaran Obat
Pengeluaran obat harus terdokumentasi dengan baik untuk memantau pergerakan stok.
a. Verifikasi Resep/Permintaan: Sebelum mengeluarkan obat, verifikasi resep atau permintaan obat. Pastikan resep/permintaan lengkap, jelas, dan sah.
b. Pengambilan Obat: Ambil obat dari rak penyimpanan sesuai dengan resep/permintaan. Periksa kembali jenis, dosis, dan tanggal kedaluwarsa obat sebelum diserahkan.
c. Pencatatan Pengeluaran: Catat pengeluaran obat ke dalam sistem inventaris. Update jumlah stok dan catat informasi pasien atau unit yang menerima obat.
6. Pemantauan dan Evaluasi Persediaan
Pemantauan dan evaluasi persediaan dilakukan secara berkala untuk mengidentifikasi masalah dan melakukan perbaikan.
a. Stok Opname: Lakukan stok opname secara berkala (misalnya, bulanan atau triwulanan) untuk membandingkan data stok di sistem dengan stok fisik. Identifikasi perbedaan (selisih stok) dan lakukan investigasi untuk mencari penyebabnya.
b. Analisis ABC: Lakukan analisis ABC untuk mengidentifikasi obat-obatan dengan nilai persediaan tertinggi (kategori A), sedang (kategori B), dan rendah (kategori C). Fokuskan perhatian pada pengendalian obat-obatan kategori A.
c. Evaluasi Kinerja: Evaluasi kinerja sistem pengendalian persediaan secara keseluruhan. Identifikasi area-area yang perlu diperbaiki dan lakukan tindakan korektif. Hasil evaluasi harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada pihak manajemen.
Dengan mengikuti langkah-langkah dalam SOP ini, diharapkan pengendalian persediaan obat dapat dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga ketersediaan obat terjamin, risiko kerusakan dan kedaluwarsa dapat diminimalkan, dan pelayanan farmasi kepada pasien dapat ditingkatkan.